Quản lý khách hàng bằng Excel

Quản lý khách hàng bằng excel là việc làm cần thiết với bất kỳ công ty nào. Lưu giữ tập trung và biết cách khai thác chúng sẽ đem lại lợi nhuận không giới hạn. Dưới đây là bài viết quản lý khách hàng bằng excel mình nghĩ bạn nên tham khảo.

Quản lý khách hàng bằng Excel là gì?

Quản lý khách hàng trên excel là phương pháp quản lý khách hàng lâu đời và hiện vẫn được sử dụng nhiều, đặc biệt là doanh nghiệp nhỏ.

Trong nghiệp vụ chăm sóc khách hàng, Excel giúp lưu trữ các thông tin cơ bản của khách: Họ tên/Đơn vị, tuổi, email, giới tính, giá trị hóa đơn, ghi chú, tích điểm cho khách hàng…

Quản lý thông tin khách hàng bằng excel dễ sử dụng nhất

Đúng như tên gọi, đây là trang tổng hợp mọi thông tin ảnh hưởng đến khách hàng mà công ty thu thập được. Tùy theo đặc thù kinh doanh và mục tiêu dùng thì ở mỗi công ty có thể có sự thay đổi không giống nhau.

Về căn bản, trong mẫu quản lý thông tin khách hàng bằng excel sẽ bao gồm những thông tin cơ bản như:

• Tên khách hàng.

• Tên công ty.

• Chức phận.

• Số điện thoại.

• Email liên hệ.

• Địa chỉ.

• Khu vực.

• Website.

• Trạng thái khách hàng.

• Nguồn khách hàng.

• Người phụ trách.

• Mô tả.

• Quy mô doanh nghiệp.

Cách tạo Form quản lý khách hàng bằng Excel

Đầu tiên từ một file excel trắng bạn phải lưu file trước khi thực hành. Chú ý khi lưu tệp có code VBA thì bạn phải lưu dưới với đuôi là Excel Macro tức là tên_file.xlsm khi lưu tệp ở dạng này thì code VBA của bạn không bị mất khi bạn tắt Excel mà chỉ mất đi khi bạn xóa cả file đấy đi.

Để tạo tiêu đề và tăng tính thẩm mĩ của tệp quản lý khách hàng bạn bôi đen từ ô C1 đến ô S1 -> kích chuột cần chọn Format Cells -> chọn Fill -> Fill Effects.

Cửa sổ mới hiện ra bạn có thể tùy chỉnh sao để phù hợp -> Chọn một mẫu màu mà bạn thấy phù hợp rồi kích vào Ok. Bạn hãy kéo rộng ra nhìn sẽ ok hơn.

Kế tiếp mình bôi đen vùng dữ liệu xuất phát từ C2-S2 đến C30-S30 sau đó bạn nháy chuột phải vào Format Cells chọn một màu mà bạn thấy hợp lý rồi kích ok.

Bạn chọn ô và đánh những định dạng thông tin khách hàng như họ và tên, số phone, địa chỉ, ngày sinh,…

Sau đó bạn giữ Ctrl tích vào những ô mà mình sẽ nhập thông tin khách hàng vào. Vào Home chọn màu lại.

Ưu điểm khi quản lý khách hàng bằng Excel

Thông tin khách hàng được lưu trữ tập trung trên cùng một sheet, theo từng cột thông tin: họ và tên, địa chỉ, số điện thoại … Giúp bạn nhập các thông tin dễ dàng, từ đấy bạn có thể tổng hợp, tính toán dữ liệu rất nhanh, đơn giản, biết được nhu cầu mua sản phẩm của khách hàng.

• Các khách hàng sẽ được lưu trữ hiệu quả, tránh tình trạng bỏ quên khách.

• Dùng thuật toán của Excel, bạn nhanh chóng phân loại được các file khách hàng không giống nhau phụ thuộc vào tiêu chí mà bạn đặt ra.

• Excel là một trong những công cụ mà nhân viên văn phòng cần thành thạo. Vì thế, việc sử dụng Excel để quản lý khách hàng sẽ dễ dàng, đơn giản hơn, quan trọng là miễn phí khi sử dụng và không cần kết nối với mạng Internet.

• Excel có năng lực kết nối với Drive, giúp bạn và mọi người thực hiện công việc trực tuyến cùng một lúc dễ dàng, lưu giữ hiệu quả.

Những chú ý khi sử dụng ứng dụng quản lý khách hàng Excel

• Bạn cần có một chút hiểu biết về tin học căn bản và về Excel.

• Bạn nên đặt mật khẩu mới cho file Excel.

• Nên sao lưu thường xuyên hoặc tạo 1 bản backup trước khi chỉnh sửa.

• Bạn phải cần kiên trì dùng và làm quen với Excel thời gian đầu.

• Nên có hướng quản lý khách hàng sau cho nhóm quy mô lớn hơn.

• File quản lý khách hàng bằng Excel chỉ thích hợp với quy mô số lượng khách hàng nhất định.

Tạm kết

Trên đây chính là bài viết quản lý khách hàng bằng excel mà mình muốn chia sẻ đến các bạn đọc.

Hy vọng những chia sẻ trên sẽ giúp bạn cũng như cộng đồng marketing hiểu rõ hơn về việc quản lý khách hàng bằng Excel cũng như bằng phần mềm để có thể áp dụng hiệu quả cho cửa hàng.