Văn phòng ảo có khá nhiều phân khúc, nhà cung cấp.Có quá nhiều sự lựa chọn tạo ra không ít khó khăn cho các doanh nghiệp trong việc tìm kiếm một địa chỉ đáng tin cậy. Những kinh nghiệm lựa chọn văn phòng ảo dưới đây được chia sẻ nhằm hỗ trợ mọi người trong việc chọn lựa một địa điểm uy tín để đặt văn phòng ảo.
Văn phòng ảo là gì?
Văn phòng ảo là địa điểm dành cho các doanh nghiệp và công ty thuê mặt bằng. Văn phòng ảo có đầy đủ các dịch vụ cơ bản của một doanh nghiệp.
Đây được coi là địa điểm trao đổi giấy tờ, gặp gỡ đối tác của doanh nghiệp. Hay thường được gọi là địa điểm đảm bảo yêu cầu pháp lý của công ty. Đây là nơi để tổ chức cuộc họp cũng như phục vụ các hoạt động cơ bản của doanh nghiệp.
Văn phòng ảo cung cấp cho doanh nghiệp của bạn các dịch vụ như văn phòng thực hiện công việc, phòng họp, lễ tân, cung cấp địa chỉ số điện thoại, fax phục vụ hoạt động giao dịch của công ty,…
Đối tượng nên dùng mô hình văn phòng ảo?
Mô hình Văn phòng ảo có thể thích hợp cho nhiều đối tượng khác nhau:
Các doanh nghiệp vừa và nhỏ mong muốn tiết kiệm chi phí.
Các cá nhân đang chuẩn bị hoặc mới thành lập doanh nghiệp.
Các chuyên viên tư vấn và các nhóm dự án.
Các công ty lớn muốn có thêm chi nhánh có thể thuê để đặt địa chỉ kinh doanh.
Các doanh nghiệp nước ngoài mong muốn thuê để làm văn phòng đại điện.
Văn phòng ảo có hợp pháp không?
Luật doanh nghiệp khái niệm “doanh nghiệp” là đơn vị kinh tế có tên riêng, có trụ sở giao dịch ổn định, có tài sản được đăng ký nhằm mục đích thực hiện các hoạt động kinh doanh.
Theo Điều 43, Luật công ty 2014 quy định:”Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên hệ của công ty trên lãnh thổ nước ta, có địa chỉ được ghi rõ gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số máy, số fax và thư điện tử (nếu có)”.
Hiện nay pháp luật không có nội dung quy định cấm doanh nghiệp thuê văn phòng ảo để làm trụ sở hoạt động. Chính việc này đã giúp cho mô hình văn phòng ảo hoạt động mạnh.
Kinh nghiệm thuê văn phòng ảo uy tín
1. Tìm hiểu kỹ về công ty
Thời gian hoạt động của nhà quản lý phân phối dịch vụ chính là điểm bạn phải cần phải quan tâm ở đây. Một đơn vị uy tín và chất lượng nhất định có thời gian xây dựng và phát triển trong nhiều năm.
Đây cũng là bằng chứng cho thấy doanh nghiệp đó ổn định như thế nào mới có thể duy trì bền lâu như vậy.
Những nhận xét và đánh giá chân thật của khách hàng đã dùng dịch vụ cũng là một điểm đáng lưu tâm khác. Nhưng bạn cũng không nên chỉ nhìn vào những đánh giá tích cực, những nhận xét mang tính xây dựng khách quan cũng là một dấu hiệu cho chúng ta thấy doanh nghiệp văn phòng ảo đấy đang làm tốt đến đâu.
2. Chọn lựa vị trí
Theo lẽ thông thường thì các nhà quản lý phân phối dịch vụ văn phòng ảo uy tín sẽ có rất nhiều vị trí đặt văn phòng khác nhau, đơn giản thích hợp với nhu cầu hoạt động bán hàng của khách hàng, cùng nhiều gói dịch vụ cho bạn thoải mái chọn lựa.
Hầu hết trong đó đều là các vị trí thuận lợi và đắc địa. Bạn nên nắm rõ công ty của mình cần vị trí như thế nào từ đấy có cho mình sự lựa chọn thích hợp.
3. Giá thuê văn phòng
Đây cũng là một yếu tố quan trọng không kém. Trong lúc tìm thuê văn phòng thì ngoài yếu tố vị trí cũng cần chú ý đến mức giá xem có phù hợp với khả năng thanh toán của tổ chức không.
Và giá thuê văn phòng cũng còn phụ thuộc nhiều vào các yếu tố như: Vị trí ở đâu, có gần trung tâm không? Ban quản lý văn phòng cho thuê là ai?
4. Trang thiết bị văn phòng
Về trang thiết bị văn phòng, chúng ta cần phải nhấn mạnh tầm quan trọng của thang máy, tầng hầm, hệ thống điều hòa, phòng vệ sinh và các vật trang trí. Những trang thiết bị trong văn phòng này sẽ quyết định đến giá trị sử dụng của toàn bộ tòa nhà về dài hạn.
Mặc khác tòa nhà văn phòng cũng phải có một hệ thống cung cấp điện ổn định do một vài đặc tính kỹ thuật của hệ thống cung cấp và nếu như hiện trạng mất điện xảy ra đột ngột sẽ có thể gây ra một vài khoản chi thất thoát lớn.
5. An ninh, chất lượng quản lý
Khi lựa chọn vị trí thuê văn phòng các bạn phải cần phải tìm hiểu về an ninh khu vực, an ninh tại văn phòng cần được đảm bảo vì tài sản của công ty có khả năng là khối tài sản lớn không hề nhỏ.
Nếu như xung quanh tòa nhà, có cướp hoành hành không những tài sản của bạn bị mất mà nó còn đe dọa đến tính mạng của con người, tính mạng của nhân viên công ty.
6. Diện tích văn phòng
Diện tích trung bình cho không gian thực hiện công việc, trên thực tế các doanh nghiệp có thể đáp ứng được cho nhân viên là 4m2/ người (bao gồm diện tích bộ phận công cộng, kỹ thuật, bộ phận phụ trợ và phục vụ).
Kế hoạch mở rộng hoạt động bán hàng của doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào diện tích văn phòng, vậy nên bạn cần chú ý đến việc này trước khi thuê.
Nên đưa điều kiện này vào thương thảo với chủ đầu tư nhằm giảm thiểu chi phí phát sinh khi doanh nghiệp bạn mong muốn mở rộng quy mô trong thời gian sau.
Tạm kết
Nhìn chung, mô hình kinh doanh văn phòng ảo cần phải dành nhiều thời gian và công sức. Hãy vững tin và chuẩn bị mọi thứ thật chu đáo, nhất định bạn sẽ thành công.
Nếu có câu hỏi hay bất cứ thắc mắc nào thì đừng ngại để lại bên dưới một comment để cùng mình giải đáp thắc mắc nhé!
